Trong kỷ nguyên làm việc hiện đại, không gian làm việc không còn dừng lại ở những căn phòng kín với vách ngăn truyền thống. Văn phòng mở hiện đã và đang trở thành xu hướng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Vậy văn phòng mở là gì và văn phòng mở có những ưu – nhược điểm nào? Hãy cùng HomeID tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Văn phòng mở là gì?

Văn phòng mở (Open office) được hiểu đơn giản là một mô hình văn phòng làm việc ít hoặc không có vách ngăn. Thay vào đó, các bàn làm việc được sắp xếp trong cùng một không gian lớn, tạo nên môi trường làm việc thông thoáng, cởi mở và dễ tương tác.

Đặc điểm của văn phòng có không gian mở

Khác với những đặc điểm thường thấy của văn phòng truyền thống, văn phòng mở lại những nét đặc trưng riêng biệt có thể thấy như:

• Không gian lớn, thông suốt, ít vách ngăn cứng hoặc không có: Tạo ra một không gian thông thoáng, dễ trao đổi và bàn bạc giữa các nhân sự.
  
• Bàn làm việc module, linh hoạt thay đổi vị trí, dễ dàng mở rộng hoặc tái cấu trúc: dễ dàng thay đổi vị trí cũng như tái sử dụng thiết bị làm việc.
  
• Tối ưu ánh sáng tự nhiên, kết hợp với hệ thống chiếu sáng hiện đại: Tạo ra giải pháp tiết kiệm chi phí lắp đặt hệ thống ánh sáng.
  
• Khu vực làm việc chung và không gian nghỉ ngơi đan xen, giúp nhân sự dễ dàng kết nối và cân bằng trạng thái làm việc.
  
• Thiết kế hiện đại, trẻ trung, thường sử dụng màu sắc tươi sáng, chất liệu đơn giản nhưng tinh tế; Phù hợp với những doanh nghiệp trẻ, những công ty hướng tới sự sáng tạo, năng động và trendy.

Văn phòng mở đã loại bỏ một số thiết kế truyền thống thường thấy
(Ảnh: Behance) 

Ưu điểm của văn phòng không gian mở

Với nhu cầu làm việc linh hoạt, dễ giao tiếp và trao đổi của thị trường lao động hiện nay, văn phòng mở đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tăng khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các nhân viên và phòng ban: Điều này giúp việc trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng xử lý những vấn đề phát sinh, làm cho hoạt động doanh nghiệp trở nên trơn tru.
  
• Thúc đẩy sự sáng tạo nhờ môi trường làm việc linh hoạt và thân thiện: Giúp cho môi trường làm việc trở nên bớt nhàm chán.
  
• Tiết kiệm chi phí thiết kế và xây dựng, giảm thiểu vách ngăn, tối ưu diện tích: Thiết kế tối giản và đồng bộ giúp tối ưu diện tích sử dụng, bố trí nhiều chỗ ngồi hơn trong cùng một mặt bằng, từ đó tăng hiệu quả đầu tư trên mỗi mét vuông.
  
• Dễ dàng tái cấu trúc không gian khi cần mở rộng hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức: Việc mở rộng, chia lại khu vực không đòi hỏi đập phá hay cải tạo lớn, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
  
• Khuyến khích văn hóa làm việc minh bạch, dân chủ và cởi mở: Tạo ra một không gian nơi mà mọi người có thể thoải mái sáng tạo, phát biểu ý kiến cá nhân và đóng góp tập thể.

Thúc đẩy giao tiếp và hợp tác là một trong những ưu điểm lớn nhất của văn phòng mở
(Ảnh: Pinterest)

Nhược điểm của văn phòng mở

Bên cạnh những ưu điểm tối ưu đến bất ngờ, không gian mở cũng không tránh khỏi tồn tại một số hạn chế:

• Thiếu sự riêng tư, có thể gây mất tập trung trong quá trình làm việc: Khi không có sự riêng tư, nhân viên có thể cảm thấy bị quan sát, khó thư giãn, hoặc không tập trung cao độ cho các công việc cần sự suy nghĩ sâu như phân tích, viết lách hay xử lý dữ liệu..
  
• Tiếng ồn dễ lan truyền, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc nếu không có kỹ thuật xử lý ổn thỏa: Tiếng ồn sẽ gây mất tập trung, tăng căng thẳng và giảm hiệu quả làm việc.
  
• Khó kiểm soát nhiệt độ và ánh sáng cá nhân hóa theo từng khu vực làm việc: Mỗi khu vực hoặc cá nhân lại có nhu cầu sử dụng ánh sáng và nhiệt độ riêng. Việc không thể tùy chỉnh nhiệt độ, ánh sáng gây sự khó chịu và mất tập trung trong thời gian dài.

Tuy nhiên, với thiết kế khoa học và giải pháp tối ưu từ các đơn vị chuyên nghiệp, những nhược điểm này hoàn toàn có thể khắc phục hiệu quả.

Mục đích và lịch sử của văn phòng mở

Mô hình văn phòng mở xuất hiện vào cuối những năm 1950 tại Tây Đức với khái niệm “Bürolandschaft”, do hai anh em Eberhard và Wolfgang Schnelle, thuộc công ty Quickborner Team khởi xướng.

Thay vì bố trí văn phòng theo kiểu hành lang kín kẽ truyền thống, tù túng, họ đề xuất một mô hình không gian mở, nơi các bàn làm việc được sắp xếp một cách tự do, theo sơ đồ công việc và mối quan hệ giữa các bộ phận. 

Hình thức văn phòng này phát triển mạnh vào những năm 90 tại phương Tây khi mà các doanh nghiệp đều hướng tới sự phát triển, đổi mới. Đến năm 2005, văn phòng mở mới thực sự bước vào kỷ nguyên “bùng nổ” khi Google thông báo cải tạo trụ sở của họ, đánh dấu bước ngoặt chuyển mình trong việc:

• Thúc đẩy sự cộng tác giữa các bộ phận: Giúp cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru, dễ dàng khi nhân sự có thể kịp thời trao đổi, khắc phục và xử lý các vấn đề phát sinh.
  
• Giảm sự phân tầng và khoảng cách trong tổ chức, doanh nghiệp: Là bước tiến trong việc các nhân sự có thể nêu lên tiếng nói, ý kiến của bản thân mà không cảm thấy sự trắc trở về khoảng cách phân cấp.
  
• Tạo không gian năng động, phù hợp với tư duy sáng tạo và đổi mới: Trông không gian rộng rãi, không có sự gò bó, nhân sự có thể thoải mái tư duy, sáng tạo và phát triển.
  

Văn phòng mở lần đầu xuất hiện tại Tây Đức cuối những năm 1950
(Ảnh: Behance)

Hiện nay, văn phòng mở đã được cải tiến đáng kể về vật liệu, không gian nhưng vẫn giữ được chức năng ban đầu làm đảm bảo sự linh hoạt và kết nối tới mọi nhân sự.

Thiết kế thi công văn phòng HomeID

Tại HomeID, chúng tôi không chỉ tạo ra những không gian làm việc mà còn kiến tạo môi trường truyền cảm hứng – nơi mỗi nhân viên đều cảm thấy được kết nối, thoải mái và hiệu quả trong công việc.

Với đội ngũ kiến trúc sư và chuyên gia nội thất giàu kinh nghiệm, HomeID cam kết:

• Thiết kế văn phòng mở phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp.
  
• Tối ưu công năng, thẩm mỹ và chi phí thi công.
  
• Tư vấn và triển khai trọn gói, từ ý tưởng đến bàn giao hoàn thiện.
  
• Giải pháp xử lý lưu tuyến, vật liệu, kết cấu không gian chuyên nghiệp.
  

Home ID có nhiều năm kinh nghiệm trong thiết kế và thi công văn phòng mở
(Ảnh: Một bản 3D văn phòng mở thiết kế nhanh do kiến trúc sư của HomeID thực hiện)

Bạn có đang tìm kiếm một không gian làm việc mở, hiện đại và truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình?
Hãy để HomeID đồng hành cùng bạn kiến tạo nên văn phòng mơ ước – nơi mọi ý tưởng đều có cơ hội bứt phá!